Routine. Es kommt drauf an, was man draus macht /#16

von | 15/11/2013 | 0 Kommentare

„Ich sorge dafür, dass die Routineprozesse in unserem Unternehmen stabil ablaufen.“ Mit dieser Tätigkeitsbeschreibung wird wohl niemand den Wettbewerb „Interessantester Job der Welt“ gewinnen. Deutlich aussichtsreicher wäre da schon: „Ich bin zuständig dafür, dass wir immer wieder neue, kreative und innovative Lösungen entwickeln.“ Routine vs. Innovation: KO in der ersten Runde, klarer Verlierer: die Routine.

Und dann das: Ein naher Verwandter muss sich einer Herzoperation unterziehen. Zu welchem Chirurg würden Sie raten: zu der erfahrenen Ärztin mit mehr als 500 Herzoperationen in den letzten beiden Jahren? Oder zu dem Chirurg, der im Erstgespräch ausführt, dass er vergleichbare Operationen noch nie verantwortlich durchgeführt habe, aber darauf brenne, einige neue und sehr kreative Ideen für Herzoperationen praktisch zu erproben? Ich glaube, ich weiß genau, wen Sie empfehlen würden.

Ohne Routine geht es nicht

In vielen Bereichen unseres Lebens nutzen wir Routinen. Das entlastet und spart Zeit, denn Routine bedeutet Handlungssicherheit und Effizienz. Bei Alltagsverrichtungen wie Zähneputzen, Autofahren oder Einkauf im Supermarkt: Permanent greifen wir vollkommen selbstverständlich auf Routinen zurück – und fahren bestens damit. Auch als Empfänger von Leistungen, ob von Architekten oder Handwerkern, Bergführern oder Klavierlehrern erbracht, setzen wir auf Routine.

Und das gilt ganz unbedingt auch für Organisationen, die ein wirtschaftliches Interesse verfolgen. Kaiser/ Kozica (2013) beginnen ihren Beitrag über Routinen mit den Worten: „Man stelle sich ein Unternehmen vor, in dem es keine standardisierten Routinen gibt. Jeder Handgriff will überlegt und erlernt sein, jede arbeitsteilige Handlungsabfolge will neu ausgehandelt werden.“ (Literaturangabe: s.u.). Zu ergänzen ist: Und genau das müsste jeden Tag aufs Neue passieren, denn die einmal überlegten und erlernten Handgriffe, die vereinbarten Handlungsabfolgen etc. sind schon am nächsten Tag nicht mehr verfügbar: Sie wären ja Routine. Es ist also absurd, Routinen abzulehnen oder einfach nur langweilig zu finden. Denn unser Leben ist überhaupt nur möglich, weil wir permanent Routinen einsetzen und auf Routinen vertrauen.

„War doch immer so“: Irrtümer

Und doch gelten Routinen als rückwärtsgewandt und bürokratisch. In der Tat ist nicht selten zu beobachten, dass der Rückgriff auf Routine mit sich selbst begründet wird: „Das haben wir hier schon immer so gemacht.“ Organisationen, in denen ein Tun ausschließlich mit dem Hinweis auf Vergangenheit begründet wird, erstarren an sich selbst und werden früher oder später vom Markt überholt. Innovative Wettbewerber finden neue und bessere Lösungen. Also doch weg mit den Routinen?

Es bleibt eine sinnlose Annahme, dass es ohne Routine ginge. Zumal die Kritik in Leere läuft. Schauen wir genauer hin, dann sind keineswegs die Routinen verantwortlich für erstarrte Bürokratie: Es sind Menschen, die sich in ihren Routinen einrichten. Was immer ihre Motive sein mögen – psychologisierende Erklärungsansätze unterstellen beispielsweise eine menschliche Sehnsucht nach Stabilität und Berechenbarkeit –, es bleibt eine durch uns selbst zu treffende Entscheidung, ob wir unhinterfragt beim „war doch immer so“ bleiben wollen. Nicht die Routine verhindert Innovation und Kreativität.

Doch nicht nur die prinzipielle, meistens aber unreflektierte Einstellung zu Routinen verstellt den Blick. Auch der Umgang mit Routinen produziert Schwierigkeiten – und die sind ebenfalls durch die Menschen und nicht durch die Routinen herbeigeführt. Auf zwei Unterstellungen ist hinzuweisen, die schnell zu Missverständnissen führen:

  • Ich unterstelle, dass meine Routinen allgemeingültig sind.Im Alltag jeder Organisation kommt es immer wieder zu Enttäuschungen, weil Erwartungen nicht erfüllt werden. Eine Mail wird von meinem Mitarbeiter gar nicht oder viel zu spät beantwortet; das Besprechungsprotokoll des Assistenten vernachlässigt wichtige Beschlüsse, die getroffen wurden. Das ärgert mich – aber eigentlich müsste ich mich über mich selbst ärgern. Mein Fehler: Ich habe stillschweigend vorausgesetzt, dass meine Routinen von Anderen geteilt werden. Ich sage dann: „Aber das ist doch klar“ oder „Ich kann doch nicht jede Selbstverständlichkeit erklären“. Doch nur weil ich „das“ immer so mache, muss „das“ nicht automatisch für jeden Anderen gelten.
  • Ich erkenne nicht, dass andere ihren Routinen folgen.Ich halte eine Präsentation vor einer größeren Gruppe und es geht um ein wichtiges Thema. Plötzlich steht eine in meiner Nähe sitzende Person auf, umkreist den großen Besprechungstisch und betätigt die Kaffeemaschine, die ich bislang gar nicht gesehen habe. Das Ding beginnt lautstark zu mahlen, gluckernd fließt der Kaffee in die Tasse. Ich fühle mich in meinen Ausführungen ziemlich gestört und bin verärgert, dass das ausgerechnet während meiner Präsentation passiert.
    Kurioses Verhalten muss jedoch keineswegs als Affront gemeint sein. Vielmehr kann es sich um eine Ge­pflogenheit – also eine Routine – handeln. Motto: „Wenn jemand einen Kaffee will, dann zapft er sich halt einen. Das machen wir hier immer so, seit wir vor 2 Jahren die Kaffeemaschine angeschafft haben.“

In beiden Fällen mangelt es an Transparenz und Kommunikation, denn Routinen gelten nicht automatisch für jeden: Sie müssen in der Regel ausgehandelt werden, anderenfalls bleiben sie gleichsam Privatangelegenheit. In arbeitsteiligen Organisationen käme es rasch zu tragischen Konsequenzen, wenn jeder seinen eigenen Routinen folgte. Was wir also brauchen, ist ein bewusster Umgang mit Routinen – mit den eigenen wie auch mit Routinen Anderer. Plakativ gewendet: Es braucht ein Routine-Management. Und genau dafür existieren Lösungen.

Managementsysteme als Werkzeuge des Routine-Managements

Seit den 80er Jahren des 20. Jahrhunderts finden in den Unternehmen sogenannte Managementsysteme Anwendung. Managementsysteme definieren die Aufbau-und Ablauforganisation des Unternehmens, meistens ausgerichtet auf ein strategisch bedeutsames Prinzip. Bekannt sind etwa Qualitätsmanagementsysteme (QM-Systeme), mit denen die Organisation durchgängig auf den Kunden ausgerichtet wird. Hierfür existieren seit Jahren internationale Standards wie beispielsweise ISO 9001, nach denen Organisationen zertifiziert werden können.

Nun weiß ich aus unzähligen Diskussionen um den schlechten Ruf, den gerade die QM-Systeme gemäß ISO 9001 haben. Häufigster Vorwurf: „Das ist doch alles nur Bürokratie!“ Gemerkt? Wir hören denselben Vorwurf, dem auch Routinen ausgesetzt sind. Und er geht auch hier ins Leere. Zwar ist nicht zu leugnen, dass zahlreiche Managementsysteme zu erstarrter Bürokratie geworden sind, die nur noch um sich selbst kreist. Doch eigentlich fungiert ein Managementsystem als transparente und strukturierte Sammlung von Routinen. Dort, wo diese Idee sinnvoll umgesetzt wird, definieren die Beteiligten gemeinsam, in welcher Form wiederkehrende Abläufe und Tätigkeiten zu erledigen sind. Das Ergebnis wird dokumentiert und damit steht die Vereinbarung darüber, was wer mit wem zu welchem Zeitpunkt und mit welchen Methoden, Werkzeugen etc. macht. Mit anderen Worten: Managementsysteme machen Routinen transparent und verfügbar. Es ist jedoch kein Naturgesetz, dass Routinen unveränderlich bleiben, nur weil sie ursprünglich sinnvoll waren. In Managementsystemen werden Routinen immer wieder zum Gegen­stand gezielter Verbesserungsansätze. Ihre Dokumentation bietet Orientierung für die systematische Verbesserung der Standards. Damit etabliert sich eine Routine zweiter Ordnung: eine Routine zur Überprüfung von Routinen und zu ihrer Weiterentwicklung.

Womit ich zur Überschrift zurückkomme: Routine. Es kommt drauf an, was man draus macht.

Literatur

Kaiser Kozica (2013): Organisationale Routinen. Ein Blick auf den Stand der Forschung; in: OrganisationsEntwicklung Nr. 1/ 2013, S. 15-18

Die Ausgabe 1/ 2013 der Zeitschrift „OrganisationsEntwicklung“ widmet sich dem Schwerpunktthema Routinen. Es finden sich weitere lesenswerte Beiträge. Hier lang geht es zu den Heftinhalten: http://www.zoe-online.org/fruehere-ausgaben_2013-01-macht-der-routine.html

0 Kommentare

Trackbacks/Pingbacks

  1. Ad-hoc vs. Struktur – Unterschiedliche Formen der Collaborations-Prozesse - [...] laufen solche Abläufe in den meisten Organisation automatisch oder zumindest halb-automatisch ab. Routinen sind nicht nur für den Einzelnen…

Einen Kommentar abschicken

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Dr. Guido Wolf,
Kommunikationsforscher

Unternehmensberater – Trainer – Moderator – Coach

Institutsleitung conex.

Institut für Consulting, Training, Management Support

Nähere Informationen über mich finden Sie hier > (PDF)

Hier finden Sie weitere Informationen über mein Beratungsinstitut
www.conex-Institut.de

Hier finden Sie nähere Informationen über mein Angebot zum Executive Coaching
www.exe-co.de

Dr. Guido Wolf

Lessingstr. 60
53113 Bonn
Germany

Tel.: +49 (0) 228 911 44 22
Mobil: +49 (0) 171 47 58 115
E-Mail: gwolf@conex-institut.de