Mit Functional Thinking zu neuen Lösungen

Es ist nicht gesichert, dass das Zitat in der Überschrift tatsächlich auf Jack Welch zurückgeht, den langjährigen CEO von General Electric. Auf jeden Fall eignet  es sich gut, um auf ein neues (altes) Instrument hinzuweisen: auf die “Funktionsanalyse”. Es handelt sich um wichtigen methodischen Schritt innerhalb der bereits 1947 bei General Electric entwickelten “Value Analysis”. Mittlerweile ist es deutlich ruhiger geworden um das Verfahren – und so auch um die Funktionsanalyse. Was schade ist.

Die eine oder der andere wird sich erinnern: Die Wertanalyse hat spätestens seit ihrem großflächigen Einsatz durch McKinsey, dort als “Gemeinkostenwertanalyse” ge­­führt, über Jahre eine erhebliche (wenn auch nicht durchgängig freundlich begrüßte) Prominenz erfahren.

“Functional Thinking” …

Das Denken in Funktionen – wir sprechen von “Functional Thinking”, um die Funktionsanalyse auch außerhalb der Value Analysis nutzbar zu machen – bietet erhebliche Potentiale im Innovations- und Verbesserungsmanagement wie auch in organisatorischen Entwicklungsprozessen. Letztlich geht es darum, eine neue oder bessere Lösung für die Erfüllung einer technischen, organisatorischen oder anderen Funktion zu finden. Das Vorgehen im Überblick:

• Im Mittelpunkt der Analyse steht ein Betrachtungsobjekt. Dabei kann es sich um ein Produkt, ein Bauteil, einen Einsatzstoff handeln; aber auch um Prozesse, um Dienstleistungen oder Kombinationen aus all dem. Zusammenfassend: Es geht um das Design von einem “etwas”, wenn wir “Design” gleichsetzen mit “Entwicklung” und nicht verkürzen auf die Gestaltung von Oberflächen.
• Die Grundannahme ist, dass das Betrachtungsobjekt eine “Hauptfunktion” zu erfüllen hat. Hauptfunktion lässt sich gleichsetzen mit “beabsichtigter Wirkung”. Gibt es für die Hauptfunktion bereits ein Design, so wird dies lediglich als eine mögliche Lösung begriffen.
• Mit Functional Thinking lassen sich bessere, kostengünstigere oder völlig neue, den Markt überraschende Lösungen für die Hauptfunktion erarbeiten. Hierzu werden die vor- und nachgeordneten Funktionen näher herausgearbeitet, die das Betrachtungsobjekt erfüllen soll.
• Die Funktionen ermittelt man, indem man in zwei Richtungen fragt: < Wozu? < > Wie? >. Aus den Antworten ergeben sich miteinander verknüpfte Funktionen, sprachlich gefasst als Kombination aus Substantiv und Verb.
• Mit diesem abstrahierenden Schritt werden eingefahrene Denkmuster überwunden. Resultat sind neue Praxislösungen für das betrachtete Objekt.

Beispiel: Betrachtungsobjekt sei ein Locher, wie er im Büro verwendet wird (Beispiel in Anlehnung an VDI-Lehrgang Wertanalyse/ 1990). Nehmen wir an, man wollte ein Alternativprodukt entwickeln, beispielsweise um einen neuen Anwendungsmarkt zu erschließen (z.B.: Lochen von großen Stapeln Papier). Dann könnte eine Funktionsanalyse in etwa ergeben:

Fokussiert auf die zuvor herauspräparierte Hauptfunktion “Löcher stanzen” wird der Blick geöffnet für ein neues Design. In diesem Beispiel könnte es darauf hinaus laufen, durch Einsatz eines Lasers Löcher zu stanzen. Man fragt also nicht: “Wie könnte ein besserer Locher aussehen?”, sondern fragt: “Wie lassen sich Löcher stanzen?”

… und was man damit machen kann

Functional Thinking ist ein in der Praxis vielfach bewährter Denkweg, den ich in meinen Projekten oft einsetze. Einige Beispiele:

• bei strategischer Neupositionierung des Unternehmens, wenn der Daseinszweck und die Unternehmensvision überprüft und ggf. neu gefasst werden;
• im Rahmen der Organisationsentwicklung, wenn Strukturen oder Prozesse neu zu designen sind;
• bei Einzelfragen, wie sich im Verbesserungs- und Innovationsmanagement immer wieder stellen
• im Einkauf, wenn alternative Materialien oder Einsatzstoffe gesucht werden;
• in Change-Management-Projekten, wenn es beispielsweise darum geht, neue Kommunikationslösungen zu finden.

Probieren Sie es selbst aus. Hier mein Vorschlag für Ihr erstes Functional Thinking-Experiment:

1. Schauen Sie sich alle Besprechungen an, an denen Sie im Laufe einer Woche teilnehmen.
2. Konzentrieren Sie sich auf die Besprechung, die Ihnen am meisten Zeit (oder Nerven…) raubt.
3. Analysieren Sie die Besprechung:
   • Welchem Ziel dient die Besprechung? (= wozu…?)
   • Und wenn das erreicht ist, wozu dient dieses Ergebnis?
   • Anders herum: Wie kommt es zu der Besprechung? Hinweis: möglicherweise ergänzen Sie die Funktionsanalyse um weitere Aspekte (z.B.: wer legt die Teilnehmer fest?)
4. Wenn Sie die Funktionskette der ausgewählten Besprechung ermittelt haben, dann überlegen Sie, welche Veränderungen zu denselben oder sogar besseren Resultaten führen könnten – und welchen Nutzen das hätte (z.B. Zeitgewinn und deutlich höhere Besprechungseffizienz durch Verkürzung der Besprechung; konsequentes Befolgen einer zuvor vereinbarten Agenda; eindeutige Festlegung von notwendigen Maßnahmen, entsprechenden Zuständigkeiten und Erledigungsterminen).
5. Das Resultat Ihrer Analyse muss nachweisbare Vorteile gegenüber der bisherigen Lösung (= Besprechung) bieten – was bei vielen Besprechungen allerdings nicht schwer fallen dürfte.

Fazit: Functional Thinking hilft

Ob Besprechungen, Produktinnovationen oder die strategische Neuausrichtung des Unternehmens verbessert wird, selbst bei kleinen Fragestellungen erschließen sich durch Functional Thinking neue Perspektiven. Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn die neue Lösung unter Einbindung verschiedener Unternehmensbereiche erarbeitet wird – womöglich gar unter Einbindung von Lieferanten oder Kunden. Denn die Frage nach der Funktion hilft gerade dann weiter, wenn unterschiedliche Sichtweisen zu einem höheren Nutzen für alle zusammengeführt werden sollen.